Kamis, 21 Juni 2012

Surat Menyurat


Pengertian Surat Menyurat
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Secara Umum :
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Fungsi Surat :
Surat berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1.      Alat bukti tertulis              :  adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila
terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2.      Alat pengingat                  :  berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3.      Bukti historis                     :  berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas
   suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4.      Duta organisasi                 :  surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
   intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5.      Pedoman                           :  surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Jenis – Jenis Surat
Surat secara umum apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya dapat digolongkan menjadi tiga yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas 
3.  Surat niaga
Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat resmi
3. Surat dinas
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :
  1. Tidak menggunakan kop surat
  2. Tidak ada nomor surat
  3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
  4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
  5. Format surat bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi.
  1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
  2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
  4. Penggunaan ragam bahasa resmi
  5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
  6. Ada aturan format baku
Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :
  1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
  2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
  4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
  5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
  6. Format surat tertentu

Contoh Surat Menyurat
1.      Contoh Surat Dinas
Bandung, 2  Juli 2011
No : 99/KI/M/7.2011
Kepada Yth.
PT. Dino Kino
Bumi Sepoi Damai, Cicalengka Kav. 3
Perihal : Kunjungan Kerja Lapangan dan Industri
Teriring salam hormat kami sampaikan kepada Bapak beserta staf, semoga dalam keadaan sehat wal afiat, sukses dan mendapat kemudahan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Sesuai dengan pemberitahuan secara lisan melalui staf kami perihal kunjungan ini, maka melalui surat ini diberitahukan bahwa kami akan melaksanakan kunjungan industri dalam rangka pengembangan kurikulum Program Studi di perusahaan Bapak dengan jadwal sebagai berikut :
Hari / Tanggal                : Kamis, 21  Juli 2011
Waktu                            : 10.00 s.d 16.00 WIB
Selanjutnya apabila ada perubahan jadwal, kami akan mengkonfirmasi kepada Bapak secepatnya.
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

a.n. Rektor ,
Rektor Bid. Kemahasiswaan
Yus Saputra
NIP 93039303039309
Tembusan :
-    Direktur (Sebagai Laporan)
-    Ka. Bag. Keuangan


2.      Contoh Surat Pribadi
Sahabatku Dina                                                                        Jakarta, 4 Agustus 2011
Jalan Merpati 3
Bandung

Assalamualaikum Wr.Wb.

Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat. Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu. Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan lo.
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu
                                                                                                 Wassalamualaikum Wr.Wb.
                                                                                                            Sahabatmu,
                                                                                                               ttd
                                                                                                         Melati Wijayanti

3.      Contoh Surat Niaga
PERPUSTAKAAN KOWALSKI
Jalan Lumba-lumba 2 Surakarta Telepon (0271) 700000
Nomor                   : 89/VII/7 20 September 2010
Hal                                    : pemesanan rak buku
Lampiran               : 1 lembar
Yth. Bagian Pemasaran
Madagascar Furniture
Jalan Lemur 3 Yogyakarta
Dengan hormat,
Untuk memperbaiki fasilitas perpustakaan, kami memesan 3 rak buku berukuran 120 cm x 40 cm x 180 cm dengan 3 susun rak dan 1 lemari kecil di bagian bawah. Desain rak telah kami lampirkan.
Rak tersebut mohon dikirim secepatnya.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Saya


Ali baba



 Sumber :

Tidak ada komentar:

Posting Komentar