this is my blog: Surat Menyurat

Pengertian Surat Menyurat

Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).

Secara Umum :

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Fungsi Surat :

Surat berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila

terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas

suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi

intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Jenis – Jenis Surat

Surat secara umum apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya dapat digolongkan menjadi tiga yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga

Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat resmi
3. Surat dinas

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

Tidak menggunakan kop surat
Tidak ada nomor surat
Salam pembuka dan penutup bervariasi
Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi.

Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
Penggunaan ragam bahasa resmi
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
Ada aturan format baku

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :

Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
Format surat tertentu

Contoh Surat Menyurat

1. Contoh Surat Dinas

Bandung, 2 Juli 2011

No : 99/KI/M/7.2011

Kepada Yth.
PT. Dino Kino
Bumi Sepoi Damai, Cicalengka Kav. 3

Perihal : Kunjungan Kerja Lapangan dan Industri

Teriring salam hormat kami sampaikan kepada Bapak beserta staf, semoga dalam keadaan sehat wal afiat, sukses dan mendapat kemudahan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.

Sesuai dengan pemberitahuan secara lisan melalui staf kami perihal kunjungan ini, maka melalui surat ini diberitahukan bahwa kami akan melaksanakan kunjungan industri dalam rangka pengembangan kurikulum Program Studi di perusahaan Bapak dengan jadwal sebagai berikut :

Hari / Tanggal : Kamis, 21 Juli 2011
Waktu : 10.00 s.d 16.00 WIB

Selanjutnya apabila ada perubahan jadwal, kami akan mengkonfirmasi kepada Bapak secepatnya.

Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

a.n. Rektor ,
Rektor Bid. Kemahasiswaan

Yus Saputra
NIP 93039303039309

Tembusan :
- Direktur (Sebagai Laporan)
- Ka. Bag. Keuangan

2. Contoh Surat Pribadi

Sahabatku Dina Jakarta, 4 Agustus 2011

Jalan Merpati 3

Bandung

Assalamualaikum Wr.Wb.

Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat. Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu. Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan lo.

Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Sahabatmu,

ttd

Melati Wijayanti

3. Contoh Surat Niaga

PERPUSTAKAAN KOWALSKI

Jalan Lumba-lumba 2 Surakarta Telepon (0271) 700000

Nomor                   : 89/VII/7 20 September 2010
Hal                                    : pemesanan rak buku
Lampiran               : 1 lembar

Yth. Bagian Pemasaran
Madagascar Furniture
Jalan Lemur 3 Yogyakarta

Dengan hormat,
Untuk memperbaiki fasilitas perpustakaan, kami memesan 3 rak buku berukuran 120 cm x 40 cm x 180 cm dengan 3 susun rak dan 1 lemari kecil di bagian bawah. Desain rak telah kami lampirkan.
Rak tersebut mohon dikirim secepatnya.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Saya

Ali baba

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Surat

http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-surat-menyurat/

http://blogbintang.com/contoh-surat-pribadi

http://blogbintang.com/contoh-surat-dinas

http://blogbintang.com/contoh-surat-niaga